Closed: Göteborg - Offentlig sektor - Lönehantering - Ref: 1080225

Uppdragsbeskrivning

Bakgrund:

Koncernen har sedan två år tillbaka börjat se över vilka funktioner och arbetssätt som skulle vara fördelaktiga att göra koncerngemensamma. Ett sådant område är HR-området där en koncerngemensam målbild är framtagen med ett antal olika aktiviteter i. Koncernen avser att digitalisera och automatisera verksamhetens HR- och löneprocesser och behöver en plan för hur det arbetet ska se ut. För att kunna göra det behöver processerna standardiseras och harmoniseras.

En av aktiviteterna handlar om att effektivisera och modernisera lönehanteringen. Idag har Egnahemsbolaget, Störningsjouren, Gårdstensbostäder, Poseidon och Bostadsbolaget egen lönehantering i Hogia. Bostadsbolagets löneadministratör sköter också lönerna för moderbolaget Förvaltnings AB Framtiden och Framtiden Byggutveckling AB. Familjebostäder har outsourcat sin lönehantering.

En enkel kartläggning av arbetssätt och processer visar att effektiviteten i hanteringen varierar i bolagen. Dagens hantering är sårbar med löneadministratörer (eller liknande) som arbetar utan back-up för längre frånvaro.

Dagens grunddata bedöms ha brister i effektivitet och troligen ur säkerhetsaspekter. Nuvarande hantering av grunddata påverkar förmodligen möjligheterna att digitalisera övriga HR-processer (introduktion, utbildningsadministration, avvikelserapportering, medarbetarutvecklingsmodul osv.) som också ligger i planen att göra i nästa steg.

Bolagens avtal med Hogia är ca 10 år gamla.

Familjebostäders avtal med HR-huset löper ut hösten 2020. Efter det behövs ny upphandling.

Kompetenskrav

Uppdrag:

1. Ta fram beslutsunderlag för framtida lönehantering inkl. behovsanalys utifrån en kartläggning av nuvarande processer, arbetssätt och systemuppsättning i koncernens samtliga bolag samt en analys av olika alternativ för framtida lönehantering.

En förutsättning som behöver utredas är eventuella begränsningar i om grunddata/personuppgifter kan sparas i molnet. Utvecklingen av systemstöd på marknaden sker ju i princip uteslutande i molntjänster så det skulle förmodligen begränsa möjligheterna till fortsatt digitalisering av HR-processerna.

I beslutsunderlaget bör ingå: konsekvens- och riskanalys, marknadsanalys, kostnadskalkyl och en tydlighet i ”framtidssäkringen” gällande de olika alternativen.

Option:

2. Genomlysning av övriga HR-processer: Kartläggning av nuläge och genomgång av olika digitala lösningar samt prioritering av vilka processer som är relevant att harmonisera, standardisera och köpa in ett modernt systemstöd för.

3. Kartläggning och analys av den digitala mognaden i verksamheten.

4. Ta fram ett förslag till digitaliseringsplan för Framtidens övriga HR-processer.

Meriterande kompetens

Tidsperiod:

Vi önskar få kartläggningen klar innan semestertider och beslutsunderlaget klart senast 18 augusti. Optionerna kan bli aktuella först i höst.

Arbetsort

Göteborg

Uppdragsperiod

Start: 2019-05-06
Slut: 2019-07-31

Kontaktperson

Nicholas Uusitalo
+46 790 69 69 68
nicholas.uusitalo@asociety.se

Share

Ansök till detta uppdrag: